1. 年末調整 là gì? (Giải thích dễ hiểu)

Tại Nhật, công ty trừ thuế trước mỗi tháng từ lương nhân viên. Nhưng con số này là tạm tính. Cuối năm, công ty sẽ:

Tính lại tổng thu nhập cả năm
Kiểm tra các khoản giảm trừ mà bạn được hưởng
Tính lại số thuế đúng phải đóng

Kết quả:

Đóng thừa → bạn được hoàn lại tiền
Đóng thiếu → sẽ thu thêm

Đây chính là 年末調整 (hoàn thuế cuối năm).

❗Lưu ý:
Nếu làm đúng, rất nhiều người Việt được hoàn vài chục nghìn – tới hơn 100,000 yên tùy trường hợp.

2. Ai được công ty làm 年末調整?

✔ Bạn đang làm tại công ty đến tháng 12
✔ Có thu nhập từ công ty trong năm
✔ Không tự kinh doanh

Ai không được công ty làm thay?

Phải tự khai thuế (確定申告) nếu:

Làm 2 công ty trong cùng năm
Nghỉ việc trước tháng 12
Có thu nhập thêm ngoài công ty (bán hàng, lấy job riêng…)
Quên nộp hồ sơ 年末調整 cho công ty

3. Những khoản được xét để giảm thuế

Đây là phần rất quan trọng vì giảm trừ càng nhiều → hoàn càng nhiều.

3.1 Giảm trừ cho bản thân (có sẵn)

Ai đi làm cũng được giảm trừ, không cần giấy tờ.

3.2 Giảm trừ cho người phụ thuộc (扶養控除)

Một số trường hợp được giảm thêm:

Vợ/chồng thu nhập dưới 103万円
Con ở Nhật hoặc Việt Nam
Bố mẹ ở Việt Nam (nếu bạn gửi tiền chu cấp)

Giảm trừ phụ thuộc có thể giảm thuế rất nhiều nếu bạn chứng minh đúng.

3.3 Giảm trừ bảo hiểm (保険料控除)

Bạn được giảm nếu có:

Bảo hiểm nhân thọ
Bảo hiểm tai nạn, sức khỏe
Bảo hiểm hưu trí quốc dân
Bảo hiểm quốc tế nếu có giấy chứng nhận

Mỗi công ty bảo hiểm sẽ gửi giấy chứng nhận qua bưu điện từ tháng 10 trở đi, bạn giữ lại để nộp.

3.4 Giảm trừ tiền ủng hộ – Từ thiện (寄付金控除)

Ví dụ:

ふるさと納税 (quyên góp địa phương)
→ nộp giấy để giảm đến 100% phần thuế tương ứng.

3.5 Giảm trừ mua nhà (住宅ローン控除)

Người mua nhà được giảm rất nhiều thuế (kéo dài nhiều năm). Năm đầu cần tự khai, từ năm 2 trở đi được công ty làm.

4. Tài liệu chuẩn bị

Khi đến tháng 11–12, công ty sẽ phát cho bạn 3 tờ chính:

(1) 扶養控除等申告書 – Tờ đăng ký người phụ thuộc

Dùng để khai:

Vợ/chồng
Con
Bố mẹ

(2) 基礎控除申告書 – Tờ khai mức giảm cơ bản

Hầu hết thông tin chỉ cần điền:

Thu nhập dự kiến
Một số thông tin cá nhân

(3) 保険料控除申告書 – Tờ khai bảo hiểm

Dùng để kê khai tiền bảo hiểm đã đóng.

Ngoài ra, tùy từng người cần chuẩn bị thêm:

Trường hợp	Cần chuẩn bị
Có người phụ thuộc ở Việt Nam	– Bằng chứng chuyển tiền
– Giấy tờ chứng minh quan hệ
Có bảo hiểm	Giấy chứng nhận bảo hiểm được gửi từ công ty bảo hiểm
Đổi công ty trong năm	源泉徴収票 của công ty cũ
Mua nhà	Giấy chứng nhận từ ngân hàng/mua nhà

5. Hướng dẫn điền hồ sơ – Chi tiết cho người mới

Dưới đây là cách điền từng giấy một, ai mới cũng làm được.

5.1 Điền 扶養控除等申告書 (Tờ khai người phụ thuộc)

Mục nhập thông tin cá nhân

Họ tên (katakana hoặc kanji)
Địa chỉ hiện tại
Ngày tháng năm sinh
Số MyNumber (nếu công ty yêu cầu)

Mục khai người phụ thuộc

Với mỗi người phụ thuộc điền:

Họ tên
Mối quan hệ (vợ, con, bố…)
Ngày tháng năm sinh
Địa chỉ (ở VN hoặc Nhật)
Thu nhập (nếu không thu nhập → ghi 0)

✔ Trường hợp người phụ thuộc ở Việt Nam

Cần thêm:

Hóa đơn chuyển tiền (Remit)
Giấy tờ chứng minh quan hệ (giấy khai sinh, hộ khẩu…)

Nếu chuyển tiền từ 30,000–80,000 yên/tháng, bạn gần như chắc chắn được tính người phụ thuộc.

5.2 Điền 保険料控除申告書 (Tờ khai bảo hiểm)

Các loại bảo hiểm được tính

Bạn sẽ thấy các mục như:

生命保険（Bảo hiểm nhân thọ）
介護医療保険（Bảo hiểm sức khỏe）
地震保険（Bảo hiểm động đất）
国民年金（Hưu trí quốc dân）

Cách điền:

Mở phong bì công ty bảo hiểm gửi về
Bên trong có tờ 証明書 (Giấy chứng nhận đóng bảo hiểm)
Nhập đúng:
- Tên công ty bảo hiểm
- Số tiền đóng
- Loại bảo hiểm
Ghim chứng nhận vào tờ khai để nộp

Nếu có 3 bảo hiểm → khai cả 3.

5.3 Điền 基礎控除申告書 (Tờ khai giảm trừ cơ bản)

Form này đơn giản:

Điền tên
Điền thu nhập dự kiến cả năm (công ty thường điền sẵn)
Không cần giấy tờ bổ sung

6. Quy trình nộp hồ sơ

Làm theo như sau:

Bước 1 – Nhận hồ sơ từ công ty

Thường trong:

10/11 → 25/12

Bước 2 – Tự điền các giấy

Nếu không hiểu chỗ nào:

Hỏi phòng nhân sự
Hoặc nhờ senpai/đồng nghiệp
Hoặc gửi ảnh cho kế toán công ty để họ kiểm tra

Bước 3 – Nộp lại cho nhân sự

Nộp kèm đầy đủ:

Hóa đơn bảo hiểm
Giấy tờ chuyển tiền phụ thuộc
Giấy chứng nhận thuế từ công ty cũ (nếu có)

Bước 4 – Nhận kết quả

Lương:

Tháng 12
Hoặc tháng 1 năm sau

Phiếu lương sẽ ghi tiền hoàn (hoặc thu thêm).

7. Ví dụ tính dễ hiểu

Anh Minh:

Lương cả năm: 300万円
Có vợ ở Việt Nam, không đi làm
Gửi tiền 40,000 yên mỗi tháng
Có bảo hiểm nhân thọ: 36,000 yên/năm

Khi tính lại:

Giảm trừ bản thân
Giảm trừ vợ
Giảm trừ bảo hiểm

→ Số thuế đã đóng bị cao hơn thực tế
→ Có thể được hoàn 30,000 – 80,000 yên tùy mức thuế suất.

8. Những lỗi người mới hay mắc phải

❌ Không giữ hóa đơn chuyển tiền phụ thuộc
❌ Không biết con/vợ ở Việt Nam vẫn được giảm
❌ Không nộp hồ sơ đúng hạn
❌ Đổi công ty nhưng không xin 源泉徴収票
❌ Nghĩ công ty tự làm hết

Kết quả:
→ Mất quyền giảm trừ
→ Hoàn được ít hơn hoặc không được hoàn.

9. Quên làm 年末調整 thì sao?

Đừng lo.

Bạn vẫn có thể tự:

Nộp 確定申告 (tự khai thuế)
Trong vòng 5 năm

Chỉ cần mang:

源泉徴収票
Giấy tờ phụ thuộc
Giấy bảo hiểm

Nộp tại:

Sở thuế (税務署)
Hoặc làm online qua e-Tax

10. Gợi ý checklist dành cho người mới

Một người độc thân

Mẫu 3 tờ công ty phát
Nếu có bảo hiểm riêng → chứng minh bảo hiểm

Có vợ/chồng ở VN

Giấy tờ chứng minh quan hệ (giấy kết hôn)
Hóa đơn chuyển tiền
Mẫu giấy công ty phát

Có con hoặc bố mẹ phụ thuộc

Giấy khai sinh/hộ khẩu
Hóa đơn chuyển tiền
Mẫu giấy công ty phát

Có bảo hiểm nhân thọ

Giấy chứng nhận bảo hiểm (công ty bảo hiểm gửi)

Đổi công ty giữa năm

源泉徴収票 của công ty cũ

11. Kết luận

年末調整 là:

Một thủ tục quan trọng
Không khó, chỉ cần điền đúng giấy
Là cơ hội lấy lại tiền thuế đã đóng thừa

Với người lao động nước ngoài, đặc biệt là người Việt:

Có vợ con ở Việt Nam
Gửi tiền về đều
→ Gần như chắc chắn được giảm thuế nhiều và nhận hoàn kha khá.

✅ MẪU 1 – Hướng dẫn điền 扶養控除等申告書 (Khai người phụ thuộc)

Dùng để khai vợ/chồng/con/bố mẹ… để được giảm trừ thuế.
Nếu có người phụ thuộc ở Việt Nam thì vẫn áp dụng được.

A. Cách điền – Thông tin cá nhân

Mục	Cách điền
氏名	Viết tên theo Katakana hoặc Kanji: Nguyen Van Minh (グエンヴァンミン)
住所	Địa chỉ hiện đang sống tại Nhật
生年月日	Ngày/tháng/năm sinh – dạng YYYY/MM/DD
個人番号	Số MyNumber (nếu công ty yêu cầu)
電話番号	Số điện thoại liên lạc

B. Cách điền – Người phụ thuộc

Ví dụ 1 – Vợ ở Việt Nam

Mục	Điền
氏名	Nguyen Thi Hoa
続柄	妻 (vợ)
生年月日	1990/05/21
同一生計	✓ đánh dấu (người cùng nguồn sống)
住所	“Vietnam” hoặc địa chỉ cụ thể
所得見積額	0 (nếu không đi làm)

Lưu ý:
Ghim kèm:

Giấy đăng ký kết hôn
Hóa đơn chuyển tiền (Remit) các tháng

Ví dụ 2 – Con học ở Việt Nam

Mục	Điền
氏名	Nguyen Gia Khang
続柄	子 (con)
生年月日	2015/10/01
同一生計	✓
住所	Vietnam
所得	0

Kèm:

Giấy khai sinh
Hóa đơn chuyển tiền

Mẫu hỗ trợ – Cách ghi mục “Quan hệ – 続柄”

Tiếng Việt	Tiếng Nhật
Vợ	妻
Chồng	夫
Con	子
Bố	父
Mẹ	母

✅ MẪU 2 – Hướng dẫn điền 保険料控除申告書 (Khấu trừ bảo hiểm)

Giải thích nhanh

Nếu bạn có:

Bảo hiểm nhân thọ
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm tử kỳ
国民年金 (hưu trí quốc dân)

→ đều được giảm thuế.

Mỗi bảo hiểm đều được công ty bảo hiểm gửi giấy 証明書 qua bưu điện vào tháng 10–12, phải giữ lại để nộp.

A. Các ô cần điền

Trên form thường có các bảng như:

① 生命保険料控除 (Bảo hiểm nhân thọ)

Mục	Cách điền
保険会社名	Tên công ty bảo hiểm (VD: Aflac, Sony Life…)
契約者	Tên người đứng bảo hiểm (VD: Nguyen Van Minh)
証明額	Số tiền bảo hiểm đã đóng (ghi trên giấy 証明書)
証明書添付	Đánh dấu ✓ (nếu có giấy kèm vào)

Ví dụ minh họa

Giả sử bạn có bảo hiểm Aflac 36,000円/năm.

Điền như sau:

Mục	Điền
保険会社名	Aflac
契約者	Nguyen Van Minh
証明額	36,000円
証明書添付	✓

Lưu ý:
Ghim giấy 生命保険料控除証明書 vào form.

② 国民年金 (Bảo hiểm hưu trí quốc dân)

Nếu bạn đóng qua bưu điện:

Mục	Điền
支払額	Tổng tiền đóng cả năm
証明書	Kèm giấy xác nhận

Nếu công ty trừ bảo hiểm xã hội trong lương → không cần điền.

✅ MẪU 3 – Hướng dẫn điền 基礎控除申告書 (Giảm trừ cơ bản)

Đây là tờ dễ nhất, thường chỉ cần điền:

A. Thông tin cá nhân

Mục	Điền
氏名	Nguyễn Văn Minh
住所	Địa chỉ đang ở
生年月日	YYYY/MM/DD
電話番号	Số điện thoại

B. Thu nhập

Thường công ty điền sẵn tổng lương dự kiến.
Nếu chưa có sẵn → bạn có thể tra trong bảng lương (給与明細).

🎯 CHECKLIST NỘP ĐÚNG – ĐỦ

Nếu bạn độc thân

Các form công ty phát
Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có)

Nếu có vợ/chồng ở Việt Nam

Giấy đăng ký kết hôn
Hóa đơn chuyển tiền
Giấy cam kết nuôi dưỡng (nếu cần)
Form đã điền

Nếu có con hoặc bố mẹ phụ thuộc

Giấy khai sinh/hộ khẩu
Hóa đơn chuyển tiền
Form đã điền

Nếu đổi công ty trong năm

源泉徴収票 của công ty cũ

🔥 Ví dụ điền hoàn chỉnh cho người mới

Thông tin

Nguyễn Văn Minh
Làm cả năm tại công ty
Vợ không đi làm, ở Việt Nam
1 con học tiểu học
Có bảo hiểm nhân thọ 42,000円/năm

Kết quả

✔ Giảm trừ bản thân
✔ Giảm trừ vợ
✔ Giảm trừ con
✔ Giảm trừ bảo hiểm

→ Khả năng cao được hoàn từ 30,000 – 100,000 yên.